Zur Einführung eines konzernweiten DMS bei Vitos sind die im CAFM verknüpften Dokumente je Vitos-Mandant vom CAFM-Server in das „neue“ Dokumentenmanagement durch den DMS-Anbieter zu überführen, um je Vitos-Gesellschaft nur eine standardisierte Dokumentenablage vorzuhalten.
In NOVA FM wird nach erfolgter DMS-Datenübernahme dann ein HTML-Link je Dokumentenverknüpfung zum DMS hinterlegt. Die Anzeige der entsprechenden Dokumente erfolgt dann vom DMS bzw. mittels eines zugehörigen Viewers.
Auf dem CAFM-Server werden die überführten Dokumente dann nicht mehr abgelegt bzw. angezeigt. Zur Datenübernahme ist vom Anbieter-DMS eine Exportdatei mit Angabe der Dokumenten-ID, Dateibezeichnung, Vitos-Mandant und HTML-Link für jedes verknüpfte Dokument im CSV-Format notwendig.
Weiter können im Zuge der Datenübernahme auch Metadaten zum Dokument selbst bzw. aus dem Herkunftsdatensatz NOVA FM (Stammdaten- bzw. Prozessdatensatz) in einer Exportdatei mitgeliefert werden. Hier sind die notwendigen Datenfelder festzulegen. Diese Metadaten sollten gleichzeitig in den Schlagworte- bzw. Attributskatalog aufgenommen und dem entsprechenden Dokument zugewiesen werden.
fm.projects unterstützt und begleitet die CAFM-DMS-Arbeitsgruppe in Form von themenbezogenen Präsentationen, Vorführungen und Strategieansätzen rund um das Thema „Digitales FM“ und deren Umsetzung im vorhandenen CAFM-System.
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